Fem gode råd til effektiv mødeledelse

Ledere bruger 17,2 timer af deres ugentlige arbejdstid på møder, og 69 procent af dem mener, de ‘ofte’ eller ‘af og til’ sidder i overflødige møder. “Problemet er bl.a., at møderne ikke afholdes effektivt og konstruktivt nok,” fortæller Michael Kvist, professionel netværks- og mødefacilitator. Ved at følge nogle få råd, kan ledere bruge mødetiden bedre. 

Ifølge en undersøgelse fra Lederne bruger danske ledere i gennemsnit 10 timer om ugen på at sidde i møder og 7,2 timer på forberedelse og efterbehandling af møder på en normal arbejdsuge. Samtidig mener 69 procent af danske ledere, at de ‘ofte’ eller ‘af og til’ deltager i unødvendige møder.

Problemet er størst i den offentlige sektor, men er også stort i erhvervslivet.

– Mange møder trækker i langdrag og ender uforløst, så man må tage et opfølgende møde på et senere tidspunkt. Det er spild af tid. Men man kan sagtens gøre noget ved det, fortæller Michael Kvist, der driver egen konsulentvirksomhed og bl.a. har coachet ledere i både den offentlige og private sektor i mødeafholdelse.

– Historisk har vi haft først det autoritative møde, hvor en chef med hård hånd dirigerer alt og alle, og derefter, med autoriteternes opløsning i 60´erne og 70´erne, det demokratiske møde, hvor alle(s) synspunkter skal høres og alt diskuteres til ende. Begge dele er problematiske ift. at få en konstruktiv mødeafholdelse. Vi har brug for at forene det bedste fra det autoritative møde, som er  ‘styringen’, med det bedste fra det demokratiske møde, som er ‘åbenheden og deltagerinvolveringen’, fortæller Michael Kvist.

Alle møder er forskellige, og det er meget kontekstafhængigt, hvordan man afholder et godt møde.

– Et møde med en sælger eller andre eksterne aktører er helt anderledes end medarbejdermødet, ligesom der også er stor forskel på mødekulturen i Lego, Dong, den offentlige forvaltning eller den lille tømrervirksomhed. Det er med andre ord umuligt at generalisere over samtlige møder, fortæller Michael Kvist.

De følgende råd retter sig især mod de interne møder i virksomheder. Det er de møder, der som regel er flest af, og som tager det meste af arbejdstiden.

1. Forberedelse, forberedelse, forberedelse

– 70 procent af et godt møde ligger i forberedelsen. Det kan ikke understreges nok. Før mødet skal det klart fremgå, hvorfor man afholder mødet, hvad mødet skal munde ud i, hvilke opgaver der er planlagt, hvor meget tid der er sat af til mødet, og hvor lang tid der skal bruges på hvert programpunkt. For blot at nævne de mest væsentlige ting, fortæller Michael Kvist.

– De forskellige mødedeltagere skal være forberedte, og de kan med fordel få uddelegeret forskellige opgaver før mødet. Det giver substans.

2. Mødet skal faciliteres – ikke domineres 

– Møder, der ikke faciliteres, risikerer at løbe over tid og ikke rigtig munde ud i noget, fordi nogle af deltagerne brugte al tiden på at diskutere noget uvæsentligt. Men med en traditionel mødeleder risikerer man omvendt, at vigtige pointer ikke bliver hørt, fordi nogle af mødedeltagerne for en sikkerheds skyld tier stille. En god facilitator formår at både holde deltagerne til emnet og stoppe unødvendige diskussioner – og at inspirere til saglig debat og få alle relevante synspunkter på bordet.

– Det kan ofte være en god idé for en leder at uddelegere facilitatorrollen til én af de andre tilstedeværende til mødet. Hvis det er lederen selv, der faciliterer, er risikoen for at ryge over i ‘det autoritative møde’ større.

3. Gør reglerne klare for deltagerne

– Den helt store udfordring for mødefacilitatoren er at lære at lukke ned for diskussioner, uden at deltagerne bliver sure eller føler sig overtrumfede. At intervenere på en anerkendende måde. Til det formål er det en god idé at lægge nogle klare regler for mødet fast, lige før det går i gang.

– Facilitatoren kan f. eks. sige, at de deltagende udelukkende skal diskutere mødets dagsordener og intet andet, og at det både er i orden at komme med ‘dumme spørgsmål’ og skæve vinkler, men også helt i orden at tie stille, hvis man ikke har noget relevant at sige. Det er også i orden at sige på forhånd, at man ikke må tale med sidemanden eller have mobiltelefoner fremme under mødet. Det er med til at skabe fokus.

4. Ryst mødestrukturen

– Møder behøver ikke altid foregå i konstant plenum ved et bord. F. eks. kan man bede deltagerne dele sig op i små grupper på to eller tre for at diskutere et emne i et fastsat tidsrum og derefter få én af personerne fra hver gruppe til at fremlægge synspunkterne, man fandt frem til, for alle de tilstedeværende. Det gør diskussionen mere fokuseret, samtidig med at alle bliver hørt.

– En anden metode er tavs refleksion, hvor man beder mødedeltagerne om at tænke over et emne i et antal minutter, og derefter høre fra dem, der gerne vil til orde.

– Man kan også bede mødedeltagerne om at rejse sig og gå udenfor for parvis at diskutere et emne, mens de går rundt. Det kan sætte tanker i gang at komme ud af mødelokalet på den måde.

5. Afslut mødet klart – og til tiden

– Mødet skal altid afsluttes til tiden eller før tiden, og det skal slutte med en afsluttende konklusion fra facilitator, hvor han opsummerer, hvad der er kommet frem på mødet, og hvem der har forpligtet sig til at gøre forskellige ting, så der ikke er tvivl om det. 

– En metode til at dele de vigtigste pointer og afslutte mødet på en positiv formuleret måde, er ved at stille spørgsmålet: “Hvad er det bedste/vigtigste, du tager med fra mødet i dag?”