Bliv mere produktiv: De fem trin fra Getting Things Done®

Af Lars Rothschild Henriksen, certificeret Trainer i Getting Things Done® (GTD) og direktør i GTDnordic

Din hjerne er til for at få idéer, ikke til at gå og huske på dem. Det er essensen i Getting Things Done® (GTD)-metoden, som bruges af millioner af mennesker verden over. GTD hjælper dig med at få tømt hovedet for alle dine forpligtelser, så du kan være tilstede med det, du foretager dig. Derigennem bliver du mere produktiv og mindre stresset.

Det første skridt i at implementere GTD er at få kontrol over hverdagen. Dette kan være en stor udfordring for mange af os, da hverdagens kompleksitet ofte er overvældende – både professionelt og personligt. Vi ved fra undersøgelser, at hver person i 1986 modtog information dagligt svarende til 44 aviser. Allerede tilbage i 2007 var dette tal steget til 176 aviser. Tilsvarende ved vi, at hjernen i gennemsnit kan håndtere 4 meningsfyldte ting – vi er altså ikke biologisk bygget til at håndtere nutidens samfund.

Der er dermed behov for både et system og en proces til at håndtere alt dette. Begge dele findes i de fem trin fra GTD:

1. Indsamle
   Skriv alt ned, der potentielt har betydning for dig, i samme øjeblik som du bliver opmærksom på det. Læg det i din indbakke til senere gennemgang. Bliv også opmærksom på de indbakker som automatisk indsamler for dig – eksempelvis din e-mail-indbakke.
2. Afklare
   Tag fat i hver eneste ting i dine indbakker og tag beslutninger: Hvad er det? Er det noget, jeg skal handle på? Hvis ja, hvad er så den næste handling, som bringer dig mod det mål? Og hvad er målstregen?
3. Organisere
   Hav alle de nødvendige lister i et system, som du kan placere tingene på. Eksempelvis en liste til projekter, næste handlinger, ansvarsområder etc. Og læg mærke til, hvilke lister du har brug for, for at gøre livet lettere – har du ofte mange ting at tjekke med din chef, har du måske brug for en liste kun med ting, du skal tjekke med hende?
4. Reflektere
   En gang om ugen gennemfører du en ugentlig gennemgang, hvor du tager et skridt tilbage og vurderer alle dine forpligtelser fra et højere perspektiv – arbejder du på de rigtige ting? Måske har verden ændret sig og noget skal parkeres til senere? Og hvad venter i kalenderen i de kommende uger – noget, du skal forberede dig til?
5. Udføre
   Det er tirsdag, klokken er 10:23, du har 28 minutter til du skal gå mod næste møde og energi-niveauet er på 8/10 – hvad kaster du dig over? Brug dit system til at guide dig i, så du kan arbejde på det mest hensigtsmæssige i situationen. Eksempelvis vil en liste med næste handlinger ved computeren være praktisk for mange af os.

Ved at mestre teknikkerne i de 5 trin, har du redskaberne til at opnå kontrol over enhver situation – uanset om det drejer sig om din indbakke, overtagelsen af konkurrenten eller et rodet køkken derhjemme.

Hvordan kommer man bedst i gang med GTD?
Start stille og roligt. Hvad giver mest mening for dig at begynde at bruge? Er det en liste med alle dine projekter, så du får mere overblik? Er det ”blot” at begynde at skrive tingene ned, fremfor at gå og huske på dem? Vælg de ting, der giver mest mening for dig at starte med. Når de fungerer godt, så kom tilbage og vælg hvad du ellers kan bygge på.